Industri keatif semakin terus tumbuh dan berkembang di Indonesia. Pertumbuhan perusahaan baru bidang jasa Event Organizer (EO) ini banyak di minati dari kalangan millenial. Dan untuk diketahui, apa saja tugas dan tanggung jawab di perusahaan event organizer?

Susunan tugas dalam Event Organizer dibagi berdasarkan susunan organisai yang ada dalam sebuah event organizer. Dimana setiap bagian memiliki tugas dan tanggung jawab masing – masing.

Berikut adalah jabaran tugas berdasarkan posisi sebuah organisasi event organizer (EO).

Produser

Seorang produser dalam sebuah event organizer memiliki tugas sebagai penanggung jawab terhadap klien. Memastikan dan menjamin event akan berjalan lancar.

• Membuat konsep acara.
• Menyusun strategi acara.
• Menyusun Jadwal kerja.
• Mengatur dan merencanakan anggaran acara.
• Mengkoordinasi semua aspek penjalanan kinerja kegiatan kepada semua pihak dari artis hingga sponsor.
• Membuat evaluasi kerja.

Produser juga memiliki tanggung jawab dari tugas yang dikerjaakannya. Seperti berikut ini:

• Mengontrol perisapan jalanya acara.
• Mengatasi malasah yang ada dan menganalisi masalah.
• Mengevaluasi jalanya kegiatan untuk memberikan laporan jalanya acara.

Dalam tugas seorang produser event organizer, seorang produser akan dibantu oleh beberapa bagian untuk mendukung jalanya dan kelancaran acara.

General Affairs

Berikut adalah tugas general affairs dalam tugas sebagai event organizer:

• Mengecek kesiapan Administrasi teknis dan non teknis acara.
• Mencatat perkembangan acara mulai dari persiapan hingga waktu pelaksanaan.
• Menyususn segala laporan terkait acara semua divisi untuk bahan evaluasi acara.
• Memeriksa seluruh kesiapan sarana dan prasarana yang mendukung seluruh hal jalanya acara.

Finance

Selanjutnya adalah finance yang membantu kinerja produser. Tugas finance meliputi:

• Bertanggung jawab penuh dengan hal – hal yang berhubungan dengan keuangan kepada produser.
• Menyusun anggaran event bersama pemipin bagian lainya dengan menyesuaikan aspek penyelenggaraan acara.
• Membuat laporan aliran dana masuk maupun keluar.
• Menyusun strategi kelancaran arus keuangan.
• Mempersiapkan pembayaran dan tagihan beserta bukti pembayaran.
• Menyimpan atau mengarsipkan barang bukti pembelian maupun pengeluaran.
• Menyusun skala prioritas keuangan.

Seorang finance memiliki tanggung jawab dengan semua hal yang berkaitan dengan keuangan. Dari pemasukan hingga pengeluaran. Selain itu juga bertanggung jawab atas seluruh bukti transaksi pembelian maupun penjualan.

Trafic

Yang terakhir adalah trafic yang membantu produser. Tugasnya adalah sebagai berikut:

• Mengumpulkan seluruh data dan informasi yang menyangkut tentang berjalanya acara.
• Mengawasi jalanya acara.
• Mengumpulkan informasi dan jadwal kerja.
• Menyebarkan informasi dan jadwal kerja keseluruh pelaksana acara, dari artis hingga petugas keamanan seperti polisi atau aparat keamanan lainnya.

Production Division

Dalam sebuah event organizer memiliki bagian produksi yang menjalankan tugas sangat penting, yaitu:

• Merencanakan desain, biaya, dan peralatan panggung.
• Menyiapkan keperluan untuk panggung.
• Mengontrol kesiapan panggung dan perlengkapan panggung.
• Mencari informasi yang mendukung dalam kelengkapan panggung.

Tanggung jawab pada bagian produksi adalah:

• Memastikan kesiapan alat – alat yang menjadi pendukung acara seperti, generator listrik , lampu, sound sistem dan lain sebagainya.
• Melakukan penjadwalan seluruh bagian produksi seperti soundchek, showtime dan lain sebagainya.
• Memastikan keamanan panggung, seperti tegangan listrik, ketinggian panggung, dan kekuatan pangung.

Bagian produksi membutuhkan kerja sama pada semua bagian. Demi mendapatkan informasi dan data yang pas demi menunjang keamanan panggung.

Pada bagian produksi juga memiliki organisasi yang menunjang jalannya produksi. Dengan struktur sebagai berikut:

Production Manager

• Menjadi koordinator seluruh kegiatan teknis produksi
• Menyusun keseluruhan rencana produksi.
• Berkoordinasi langsung dengan produser dalam menjalankan produksi.
• Berkoordinasi dengan stage manajer berkaitan dengan masalah teknis yang terjadi pada panggung.

Stage Manager

• Mengamankan panggung saat kondisi tertentu.
• Menjaga kebersihan dan kerapihan panggung.
• Mengatur panggung sesuai dengan posisi yang sudah direncanakan sebelumnya.
• Mengawasi keselamatan, keberadaan, dan keutuhan peralatan panggung.
• Memberikan suplai non teknis di atas panggung seperti air mineral.
• Bertanggung jawab penuh atas kelancaran di atas panggung.
• Memberikan keputusan dan solusi jika terjadi masalah di atas panggung.
• Membuat ploting peralatan.
• Menentukan dan memeriksa kelayakan panggung dan keselamatan panggung demi keamanan bersama.

Production Runners

• Mencari informasi untuk mengetahui di mana bisa mendapatkan kebutuhan produksi.
• Berkomunikasi langsung dengan manajer produksi untuk pengadaaan barang kebutuhan.

Production runner biasanya merupakan seorang yang memahami betul daerah pengadaan acara. Karena untuk mendukung kebutuhan yang mendadak.

Back Stage Facilities

• Membereskan dan mempersiapkan pekerjaan dari balik panggung.
• Memastikan dan menjaga kebersihan belakang panggung.
• Menyalurkan segala kebutuhan untuk belakang panggung dengan lancar.
• Menyuplai kebutuhan setiap lokasi yang ada dibelakang panggung.

Kebutuhan fasilitas belakang panggung sangat diperlukan dan mendukung kinerja produksi seperti, meja, kursi, dan tenda artis.

Back Stage Security

• Merencanakan pengamanan seluruh area panggung.
• Mengamankan seluruh area panggung.
• Melakukan pengecekan sterilisasi panggung terhadap orang – orang yang tidak memiliki kebutuhan berada di panggung empat jam sebelum acara dimulai.
• Mengamankan akses keluar masuk panggung.
• Mengamankan artis atau pengisi acara di atas panggung.
• Menjadi blokade penonton yang memaksa naik atau memasuki panggung.

Production Design Team

Dalam bagian ini si manajer produksi akan dibantu tim untuk desain panggung yang berisi:

• Lighting designer
• Sound designer
• Sound operator
• Lighting operator
• Stage operator
• Stage builder supervisor.
• Generator operator
• Pyrotechnis operator.
• Multimedia operator.

Posisi yang telah kami sebutkan di atas memiliki tanggug jawab atas kelancaran acara yang ditanggung bersama-sama.

Front OF House Division

Bagian front of house devision adalah bagian lapangan yang mengatur lokasi acara. Bagian ini yang memiliki koordinasi dengan beberapa pihak seperti, kepolisian, perijinan, penonton dan lain sebagainya.

Bagian ini memiliki struktur organisai untuk mendukung jalanya acara. Struktur organisasi tersebut meliputi:

Front House Manager

• Memastikan kelayakan tempat.
• Melakukan koordinasi dengan pemilik atau pengelola tempat yang berkaitan dengan acara, waktu, dan lain – lain.
• Mengatur strategi dan sistem pengamanan lokasi acara.
• Melokasikan tenaga kerja yang dibutuhkan.
• Bekoordinasi dengan segala aspek yang mendukung lancarnya acara seperti PMK, PPPK dan lain sebagainya.
• Mengawasi dan memberikan pengontrolan pada pintu masuk dan area vital lainya.
• Memberikan fasilitas kepada penonton seperti tiket box, toilet, dan tempat parkir.

Talent Treatment Divison

Talent treatment divison merupakan bagian yang memenuhi semua jenis kebutuhan pengisi acara. Dalam oraganisai ini terdapat struktur sebagai berikut:

• Talent treatment coord, yang bertugas melayani seluruh kebutuhan pengisi acara.
• Talent security, bertugas menjaga dan mengawal pengisi acara seperti artis atau yang lainya secara personal.
• Talent Doctor, bertugas untuk merawat atau mengobati artis jika terjadi hal – hal diluar dugaan yang berkaitan dengan kesehatan.

Imperseriat

Imperseriat merupakan bagian yang bertugas mengurus segala perijinan yang dibutuhkan untuk menjalankan sebuah acara. Selain itu, imperseriat juga harus mengetahui informasi terkait tempat acara, kegiatan, MC, jadwal acara hingga jam selesai acara.

Ticketing Divison

Tiketing Division memiliki tugas yang berhubungan dengan tiket masuk para penonton. yang bertugas sebagai berikut:

• Mengontrol semua penjualan tiket pengeluaran dan pendapatan.
• Menyiapkan jumlah tiket sesuai kapasitas penonton.
• Melakukan pengontrolan penjualan tiket pesanan.
• Mengarahkan atau memberikan petunjuk atau informasi yang ada pad tiket.
• Mengawasi penjualan tiket pada tiket box.

Promotion Division

Proomotion division adalah bagian yang mengurusi kegiatan promosi pada acara tersebut. Yang menyususn perencanaan promosi, desain, materi promosi dan lain sebagainya. (*)